Automatiser et déléguer ses tâches, clés de la productivité

Quand on se lance dans un nouveau business, il est tentant de vouloir tout faire par soi-même. Toutefois, penser qu’il est plus rentable de s’occuper de chacune des tâches personnellement est une erreur. Effectivement, cela peut vous faire perdre un temps conséquent et donc, de surcroît, de l’argent. Nous allons voir ici pourquoi il est primordial de passer par l’automatisation et la délégation pour être plus productif et générer plus de revenus.

Pourquoi déléguer ses tâches ?

Même si ce n’est pas forcément facile, déléguer vous aidera à gagner en productivité et mieux gérerdeleguer votre temps. La délégation vous permettra notamment de vous concentrer essentiellement sur des tâches qui vous tiennent particulièrement à cœur. En voulant tout faire seul, vous risquez de ne pas vous investir totalement dans chacune des tâches et donc ne pas avoir les résultats attendus. Déléguer, c’est également donner à chacune de ses tâches la possibilité d’être travaillée en profondeur pour mettre toutes les chances de votre côté.

Vous n’êtes pas obligé de tout déléguer d’un coup, cette étape peut se faire progressivement pour que la personne que vous sollicitez puisse s’adapter à vos demandes et que vous preniez le temps de lui faire confiance. Solliciter un professionnel pour réaliser certaines tâches n’est pas gratuit mais cela vaut le coup. Le travail sera mieux fait et plus rapidement, vous permettant ainsi de générer des revenus plus vite.

Par exemple, vous décidez d’investir dans un appartement que vous voulez louer. Il est tentant de faire les travaux seul. Toutefois, même si cela est à votre portée, cette étape vous demandera plus de temps qu’à une entreprise professionnelle.

Vous allez vous consacrer presque entièrement à cette tâche en délaissant les autres. deleguer-ses-travauxEffectivement, faire appel à des professionnels a un prix, mais le travail sera fait plus rapidement et surtout mieux grâce à leur savoir-faire. Vous allez ainsi pouvoir mettre votre bien en location plus vite et donc commencer à faire des bénéfices plus rapiement que si vous aviez effectué la totalité des travaux tout seul.

Déléguer, oui, mais de façon intelligente`

 

Pour déléguer de façon optimale, il faut trouver les bonnes personnes à qui confier votre travail. Vous devez avoir une totale confiance en eux et adapter vos demandes en fonction des personnes que vous sollicitez. Par exemple, les consignes ne seront pas les mêmes pour un commercial que pour un rédacteur. Il faut que vous identifiiez le domaine de compétence de chacun pour pouvoir tirer le meilleur de leur savoir- faire afin que cela soit bénéfique à votre activité.

Pour être sûr d’avoir les résultats attendus, n’oubliez pas de définir clairement vos objectifs et de les indiquer aux personnes à qui vous faites appel. Plus vos instructions seront floues, plus le résultat pourra différer de ce à quoi vous vous attendiez.

N’attendez pas d’être débordé pour déléguer. La clé d’une bonne délégation est l’anticipation. En prenant de l’avance, vous allez pouvoir choisir le professionnel qui vous accompagnera de façon minutieuse. En anticipant, vous allez pouvoir tester les compétences de différentes personnes et trouver celles qui vous conviennent le mieux. Choisir en vitesse pourrait vous exposer à certaines déceptions, notamment au niveau de deleguer-en-faisant-confiancela qualité du travail rendu. Prenez le temps de bien expliquer vos envies et vos attentes concernant le travail à effectuer. De cette façon, vous allez être soulagé de cette charge de travail en moins.

Lorsque vous déléguez une tâche à un autre professionnel, il est important que vous lui fassiez confiance. Vous pouvez lui donner des angles de travail, mais il est fortement déconseillé de lui dire exactement comment il doit faire son travail. Si vous êtes trop intrusif, vous pourriez provoquer l’effet inverse, c’est-à-dire que la personne ne se sent pas en confiance et effectue mal les missions que vous lui confiez. De plus, si vous déléguez une tâche, c’est à un professionnel ayant plus de compétences que vous dans ce domaine, il ne sera donc que bénéfique pour vous de le laisser exercer librement son savoir-faire.

Une fois le travail rendu, n’hésitez pas à faire un retour précis aux professionnels que vous avez engagés pour qu’ils puissent prendre en compte toutes vos remarques et vos futures attentes pour la suite. Si vous changez d’avis sur certains points, essayez de rester cohérent dans votre demande pour ne pas perdre les personnes qui travaillent pour vous. Lorsque vous voulez changer un angle d’attaque, parlez-en clairement aux personnes concernées pour leur expliquer précisément pourquoi vous avez changé d’avis et ce que vous attendez d’eux.

Comment automatiser certaines de ses tâches ?

La délégation n’est pas le seul élément à mettre en place pour augmenter sa productivité. L’automatisation est également un élément à mettre en place pour gagner du temps et pouvoir se consacrer pleinement à ce qui vous passionne.

De nos jours, grâce à de nombreuses plateformes qui voient le jour, vous pouvez mettre enemail-automatise place des tâches automatiques pour vos activités. L’envoi d’email, par exemple, peut se faire de façon totalement automatique. De cette façon, vous n’avez plus besoin de penser à relancer vos clients à telle date ou bien à leur présenter des nouveautés, le logiciel s’en charge pour vous. Il vous suffit de programmer vos envois à l’avance pour ne plus avoir à vous en soucier par la suite.

Savoir quand, et quoi, automatiser

Évidemment, tout ne peut pas être automatisé, certaines choses doivent se faire par vous-même. La délégation entre en jeu lorsque vous n’avez pas le temps et que vous ne savez pas comment bien réaliser une tâche.

Avant d’automatiser certaines de vos tâches, il est important de se poser les bonnes questions. Définissez ce qui est important pour vous, et après, établissez un planning des tâches en fonction. Par exemple, si votre souhait est de travailler sur internet, regardez ce qu’il est possible d’automatiser, puis de déléguer. Vous ne vous sentez pas à l’aise avec la rédaction de contenu ? Trouvez une société de rédaction web qui pourra s’en charger pour vous. Vous n’avez pas le temps de vous occuper de votre envoi d’email ? Automatisez le contenu grâce à des logiciels prévus à cet effet. Vous voulez faire de la vente mais ne voulez pas vous charger du service client ? L’affiliation Amazon vous propose de vendre les produits présents sur le site mais s’occupe du paiement, de l’envoi et du service après-vente.

Quelques outils pour automatiser ses tâches

Il existe un grand nombre de plateformes qui permettent d’optimiser ses tâches. Un outil très en vogue pour les réseaux sociaux s’appelle Hootsuite. Cette plateforme permet de programmer à l’avance ses posts sur les réseaux sociaux. Par exemple, si vous savez quand vous allez lancer une nouveauté ou que vous voulez fidéliser votre communauté en leur proposant du contenu régulièrement, vous pouvez programmer toutes vos publications à l’avance. Grâce à Hootsuite, vous n’avez plus besoin de vous mettre une alarme pour vous connecter sur chaque réseau et publier votre message, tout peut être fait à l’avance. De cette façon, vous allez également

éviter le post Facebook en plein milieu de la nuit que personne ne va voir parce que vous aviez oublié. Hootsuite vous permet de faire un planning détaillé de vos publications en fonction de votre cible.hootsuite

Il existe d’autres plateformes agissant dans différents domaines. Avec HubSpot, vous allez avoir la possibilité d’automatiser l’exploitation de données marketing afin de les utiliser pour augmenter votre nombre de prospect et générer plus ventes. On peut également citer l’outil MailChimp qui est un des plus abordables dans son secteur. MailChimp se concentre principalement sur l’automatisation de l’envoi de mails. Printful est également une plateforme très en vogue qui permet d’imprimer des customisation sur des objets, l’outil intègre une grande variété de service de e-commerce.

Il existe tellement d’outils d’automatisation qu’il est difficile de tous les citer. On pourrait notamment encore évoquer RegFox, qui permet d’organiser un évènement ou une conférence, Salesforce qui est une des plus grandes entreprises dans la gestion de relation client ou encore Spokal qui propose d’améliorer et de diffuser votre contenu WordPress.

Dans chaque secteur, il existe des tâches qui peuvent être effectuées par quelqu’un d’autre ou par un logiciel. Déléguer et automatiser vous permettra de vous consacrer pleinement à ce qui vous passionne, ce pourquoi vous vous êtes lancé dans cette activité. En vous consacrant uniquement dans la tâche pour laquelle vous apportez la meilleure valeur ajoutée et en confiant ce qui vous passionne le moins à d’autres professionnels, vous vous assurez de proposer des résultats de qualité à vos clients.

 

Bonus : « La semaine de 4 heures » de Tim Ferriss

Si vous voulez aborder l’entreprenariat avec une nouvelle vision, vous pouvez vous pencher sur l’ouvrage « La semaine de 4 heures » de Tim Ferriss. Ce livre a su faire son effet dans le monde des entrepreneurs et est considéré comme un ouvrage motivant avec un impact important. Concrètement, le livre retranscrit les étapes qui permettent de se libérer, de créer son entreprise, d’automatiser et de vivre la fameuse semaine de quatre heures.

Ce livre propose une nouvelle façon de penser le business. Malgré que l’ouvrage soit controversé, il apporte une nouvelle vision aux entrepreneurs pour leur permette de faire avancer leurs envies et leurs projets. Il parle notamment de l’optimisation de son temps en évoquant le principe de Pareto, 20% de nos activités rapportent 80% de nos revenus. Tim Ferriss évoque également la loi de Parkinson qui consiste à se concentrer sur l’essentiel et faire les choses de manière plus efficace quand on a peu de temps devant soi.

La semaine de 4 heures se base énormément sur la délégation et le fait de faire confiance aux autres pour effectuer certaines tâches, et donc gagner en productivité.

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Antoine Debergh, 26 ans #Entrepreneur