Comment rendre un ministre efficace ?

 
Il y a quelques jours les journaux annonçaient une petite révolution dans la sphère politique Française.
 
Une application de contrôle des Ministres.
 
Comme un manager mécontent des résultats de son équipe, il ne serait pas ” satisfait du travail de certains de ses ministres, qu’il juge trop à la main de leur administration et trop passifs dans leur communication »
 

 
 
Emmanuel Macron aurait donc demandé l’accès à un tableau de bord en temps réel de l’avancée des projets, un peu comme si ton professeur pouvait voir en direct l’avancement de l’exposé sur lequel tu travailles et que tu dois rendre dans 2 semaines.
 
Étant passionné de stratégies de productivités, de gestions de projets et de communication, l’idée m’a de suite intéressée et j’ai décidé de creuser un peu le sujet pour étudier si oui ou non cette méthode pouvait avoir un impact réel sur les équipes gouvernementales…
 
et surtout, si je pouvais en tirer des éléments intéressants pour t’aider à améliorer ton management si tu es chef d’entreprise, manager, ou si tu souhaites simplement progresser dans la mise en place de tes propres projets.
 
Tu l’as compris je ne vais pas m’intéresser à l’aspect politique ici, mais plutôt aux stratégies adoptées par Emmanuel Macron et à l’impact positifs que celle-ci peut avoir sur une équipe.
 
Pourtant, pour traiter le sujet en profondeur il était important de connaitre plus en détail les méthodes de notre président, j’ai donc commencé par regarder quelques dizaines de vidéos pour comprendre comment il communiquait et quel était son profil de manager.
 
  • Il semble être passé maitre dans l’art la communication, et il a su s’entourer d’équipes efficaces qui l’ont portés jusqu’à la victoire. Sa communication, parfaitement orchestré, veut mettre en avant plusieurs de ses traits.
  • Proactif – Il se bat sur tous les fronts et il veut avant tout le montrer.
  • Novateur – Avec une communication à la Obama, il a augmenté le pôle numérique de l’Élysée.
 
Il semble donc tout mettre en oeuvre pour soigner son image de “jeune président sur le front” en maitrisant son Storytelling à la perfection.
 
On peut donc se demander si cette application n’a pas pour but de le placer en président autoritaire, qui s’est donné comme mission de rétablir l’ordre dans son équipe, touchée par les affaires douteuses et affaiblies par les mouvements sociaux.
 
En effet de nombreux journaux parlent de ministres touchés par la corruption et les affaires d’État.
 
Cependant , je pense que cette application pourrait vraiment lui permettre d’améliorer l’efficacité de ses équipes, à condition de l’utiliser de la bonne manière. Mais alors, comment pourrait-elle être bien utilisée pour booster l’efficacité des ministres et surtout comment peut-on s’en inspirer dans notre propre travail ?
 

Comment augmenter la productivité de nos ministres.

Dans une entreprise le manager à plusieurs leviers pour rendre les membres de son équipe plus productifs.
 
  • Il peut mettre en avant les bons élèves élèves et les récompenser. De nombreuses théories sur le management de la motivation au travail montrent qu’il existe un lien entre la motivation et la productivité et que la fonction du management est d’influer sur la motivation pour obtenir une amélioration des résultats.
 
  • Un autre aspect du management est lié au contrôle des tâches réalisé. Bien qu’il puisse être associé à une attitude inquisitrice,  ou à un manque de confiance il reste important et il faut donc apprendre à la maitriser pour l’utiliser convenablement.
 
  • Le dernier levier que je mettrais en avant dans cette étude de cas est le management par la sanction. Bien souvent il est mal utilisée et maitrisée car, bien qu’une sanction puisse comporter une grande palette d’actions graduées, trop souvent, quand la sanction arrive, elle  est dure, voire violente. Savoir sanctionner c’est avant tout voir arriver les dérives en amont et graduer les sanctions pour éviter une issue trop négative.
Je pourrais passer des heures à parler des différents types de management mais ce n’est pas l’objectif de cette vidéo, si tu souhaites une vidéo complète sur le sujet, tu peux me le dire dans les commentaires.
 
Pour le cas d’Emmanuel Macron, celui-ci semble avoir choisi un outil qui regroupe bien ces 3 aspects du management.
 
  • D’abord c’est un outil de contrôle qui lui permet d’avoir accès rapidement à un tableau de bord qui présentera l’évolution de chaque projet en cours.
  • Un système par la récompense où il pourra mettre en avant les bons élèves, comme il l’a fait pour jean-michel Blanquer , le ministre de l’Education, qui fait partit des bon élèves du gouvernement avec une majorité de projets en vert sur son tableau de bord.
  • Et enfin, il lui permet de mettre en place un management par la sanction de manière gradué, car plutôt que de changer de gouvernement directement pour faire baisser la grogne sociale  il semble vouloir leur donner une dernière chance, avec pour finalité la sanction «  Si vous ne changez pas, je vous change ! »

Coup de communication ?

Donc, quand on regarde les éléments sous cet angle, ce nouvel outil semble cohérent avec l’application d’un management raisonné et efficace. Pourtant, il ne faut pas oublier qu’il y a une vraie différence entre le discours politique et la réalité du terrain.
 
Le gouvernement est passé maitre dans les coups de com et la vraie question ici est de savoir si la fonction de cet outil est avant tout de faire illusion auprès des Français ou s’il s’agit réellement d’une révolution managériale au seins du gouvernement.
 
De même, dans une entreprise, un outil de management aussi révolutionnaire soit-il ne sera efficace qu’à partir du moment où il est utilisé de la bonne façon.
 

Mettre un tel outil de contrôle sur ses équipes est-il un bon moyen de booster leur productivité ?

Et, bien que j’affectionne particulièrement les tableaux pour avoir un aperçu rapide de l’évolution d’un projet, est-ce suffisant pour augmenter radicalement le niveau d’efficacité et de productivité d’une équipe ?
 
Car les risques de voir la quantité de travail prendre le dessus sur la qualité sont bien réels. Le niveau de pression peut forcer de manière volontaire ou involontaire à prendre des raccourcis pour ne pas faire partie des « Mauvais » élèves d’une équipe de travail.
 
L’idée de cette vidéo va donc être de te donner des éléments contextuels pour t’aider à améliorer ta propre productivité et celle des équipes que tu peux être emmené à gérer.

 

Mon avis

Si les bons responsables de gestion de projet sont si recherché par les entreprises, c’est que cette qualité n’est pas donnée à tout le monde, car elle demande une grande palette de compétences à prendre en compte.
 
Il doit être capable de mettre en place des gardes fous pour s’assurer que l’équipe avance dans le même sens, en respectant la vision globale instaurée par la hiérarchie.
 
Et contrôler si :
  • Les équipes avancent bien sûr le projet ?
  • Le projet est-il correctement développé ?
  • La « vision » globale est-elle respectée ?
 
Tout en laissant une certaine autonomie aux équipes pour éviter un micro management qui serait néfaste pour l’entreprise.
 
Avec son tableau de bord, Macron semble éviter l’erreur du Micro Management puisqu’il ne sert qu’à contrôler l’évolution globale des projets sans se concentrer sur le superflu.
 
Cela me rappelle une anecdote sur Henry Ford qui avait fait installer dans son bureau une rangée de boutons lui permettant de faire venir un assistant pour répondre à n’importe quelle question technique qu’il se posait. Plutôt que de s’encombrer avec l’esprit avec le superflu il avait mis en place ce tableau de bord pour rester focus sur la gestion de son entreprise
 
“Mais ce type de contrôle a ses limites et n’est pas suffisant pour gérer des projets à grande échelle » 
 

La gestion de projet est une science

 
On ne peut pas gérer une équipe sans suivre certaines stratégies process adaptés et uniformisés.
 
Personnellement les seules équipes que je suis emmené à gérer sont des prestataires que je recrute pour une tâche unique et spécifique en fonction de leurs compétences comme la recherche d’informations pour l’écriture d’une étude de cas, la mise en place de support de communications ou des problèmes informatiques.
 
J’ai pourtant mis en place mes propres process au fil des ans pour être efficace dans mes projets.
 
J’utilise au quotidien 4 outils :
  • To do = Gestion des tâches
  • Google calendar = Gestion des événements, des meetings, des appels téléphoniques et les délais à respecter.
  • Evernote = Second cerveau  – Accéder aux infos que l’on ne veut pas forcément stocker dans son cerveau mais que l’on veut pouvoir consulter rapidement.
  • Toggl = Calcul mon temps de travail et la durée moyenne de mes projets.
  • Excel – Tableau de bord où je répertorie mes journées depuis des mois.
Pour moi, comme le marteau est le prolongement de notre bras…
 
Les applications de productivité sont le prolongement du cerveau pour être plus efficace et mieux organisé.
 
Un tableau de bord comme celui d’Emmanuel Macron permet donc de gagner du temps car il n’aura plus à demander à chaque ministre leur progression au détail et pourra se consacrer sur les points importants (Macro management).
 

Une stratégie basée sur un tableau statistique

Mais on ne peut pas bases toute sa stratégie sur un tableau statistique car ce n’est qu’une infime partie de l’évolution d’un projet.
 
Mais comme je le disais précédemment on ne peut pas baser toute sa stratégie sur un tableau statistique car ce n’est qu’une infime partie de l’évolution d’un projet.
 
Si tu veux te former pour améliorer ta propre planification de projet tu trouveras une quantité phénoménale d’informations qui peuvent être radicalement opposées. Celle que j’ai choisi de te présenter a été introduite par l’américain DAVID ALLEN.
 
Il présente les techniques de planification naturelle en 5 étapes :
 
L’idée est d’utiliser la tendance naturelle de notre esprit à planifier les choses à notre avantage.
 

La planification naturelle :

 

1 – Intention

 
Ça te semble peut-être logique, mais il est toujours bénéfique de se demander pourquoi nous faisons les choses …
 
Dans quel contexte est ton entreprise et qu’elle est la problématique à résoudre.
 
Pourquoi cette réunion est planifiée, pourquoi engagez-vous un nouveau commercial.
 
On oublie souvent l’importance de cette étape et on s’enferme dans des process ou des habitudes que nous avons nous-même mis en place, au point d’oublier la raison de leur création
 
Connaitre le « pourquoi” permet :
 
  • De définir le succès.
  • La prise de décision.
  • L’utilisation des ressources. I
  • De motiver les équipes.
  • D’avoir une vision d’ensemble.
Je parle de ce point dans ma vidéo sur Elon Musk qui montre comment il arrive a gérer ses entreprises
 
Alors mets en pause cette vidéo et pause toi cette question .
 
«  Le but de ton projet est-il défini de manière suffisamment précise ? »
 
Ce pourquoi te permettra également de choisir tes collaborateurs en fonction de tes valeurs et des idées que tu souhaites porter.
 

2 – Vision et résultat

 
Pour utiliser de manière optimale les ressources à disposition de votre équipe de projet, vous devez vous représenter à quoi ressemblera le succès que vous souhaitez avoir.
 
  • À quoi ressemblera le projet une fois abouti.
  • Quelles seront les retombées économiques ou sociales.
 
Il s’agit de visionner mentalement une « avant-première » de la réalisation du projet.
 
Lorsque l’on visualise le résultat futur de ses efforts, le cerveau va se concentrer sur ce que l’on veut obtenir.
 
Une phrase du livre de David Allen à particulièrement retenu mon attention car elle résume parfaitement cette théorie.
 
«  Nous ne saurons pas comment faire les choses, tant que nous ne nous imaginons pas en train de les faire » 
 

3 – Brainstorming

 
Présenter le brainstorming et le mindmapping va servir le brainstorming.
 
Maintenant que nous avons défini ce que nous voulons et pourquoi nous le voulons il faut définir comment y parvenir.
 
C’est là que le Brainstorming entre en jeu.
 
Cette étape consiste à combler le fossé entre notre VISION et notre SITUATION ACTUELLE .
 
Que votre session de brainstorming soit en équipe ou seul, il y a quelques règles à respecter :
 
  • Le temps de la session doit être définis à l’avance
  • il faut s’abstenir de juger, contester ou critiquer les idées proposées pendant cette séance.
  • La quantité d’idée prévaut sur la qualité.
  • On ne parle pas d’analyse ou d’organisation.
 
Pour ne pas casser le processus créatif, toutes les idées doivent avoir la même importance et on utilisera son sens critique après la session, car une idée à première vue loufoque, pourrait changer radicalement votre projet ou votre entreprise.
 
C’est la méthode du Mind-Mapping que nous allons utiliser pour cette étape.
 
Elle représente le processus de brassages d’idées de notre cerveau, sous forme graphique.
 
“L’idée principale figure au centre de la page et toutes les idées qui s’y associent sont disposées en ramifications plus ou moins structurées »
 
Pour mettre en place ma carte mentale j’utilise le logiciel XMIND ou simplement mon tableau blanc.
 

4 – L’organisation

 
Une fois toutes ces idées mises sur papier, on s’aperçoit que des relations naturelles vont s’établir entre elles et qu’une structure commence à se former.
 
C’est ce qu’on appellera un plan de projet.
 
Bien souvent un simple plan par points suffira pour le développement de votre projet mais si celui-ci est trop important il faudra alors passer à des outils plus complexes comme la planification via un diagramme de Gantt où les différentes étapes du projet sont hiérarchisées et représentées dans le temps.
 
Dans votre organisation il faudra 
 
  • Déterminer les éléments importants .
  • Trier par :
    • Composants.
    • Séquences.
    • Priorités.
 

5 – Les premières actions

 
Une planification sera entièrement réalisée lorsqu’on aura défini une première action à mettre en place sur chaque projet.
 
Il faudra donc mettre en place les premières actions et les actions suivantes.
 

Ce n’est pas suffisant

n président c’est comme un méga gestionnaire de projet. Son rôle est donc le pilotage de projets aussi vastes que l’écologie, l’éducation ou encore la sécurité.
 
Utiliser des indicateurs tels que l’évolution des projets de ses ministres est cohérents avec ses missions.
 
Mais ce n’est qu’une des étapes de la planification naturelle d’un projet.
 
Le président doit donc voir avec chaque ministre s’ils sont en accord avec :
  • l’intention
  • La vision et le résultat
 
Pour gérer tes projets il faudra suivre ces 5 piliers pour réussir. 
 
Dans cet article j’ai essayé de te montrer quelque éléments pour te permettre de finaliser tes propres projets.
 
Être productif et efficace n’est pas un don, si tu respecte ces piliers tu verras un réel changement en quelque jours.
 
Tu peux également aller voir ma vidéo «  Comment avoir une journée productive » où je te présente ma méthode personnelle.
 
Si tu es intéressé par le thème de la productivité j’ai mis en place un programme gratuit sur 1 semaine pour t’aider à progresser. Le lien est en dessous de cet article.