Comment prioriser vos tâches avec la Matrice Eisenhower ?

Vous êtes à la recherche d’un outil efficace pour prioriser toutes vos tâches ? Si vous souhaitez être plus productif, vous devez mettre en place une excellente stratégie d’organisation de vos taches et de vos activités, personnelles et professionnelles. Cela vous permettra d’accorder de l’importance à ce qui est vraiment prioritaire. Vous avez certainement entendu parler de la Matrice Eisenhower ! Il s’agit d’un outil inventé par le Président américain Dwight David Eisenhower (1953 – 1961). Tu souhaites optimiser ton organisation avec cette méthode? C’est parti ! 

Qu’est-ce que la Matrice Eisenhower ?

Cette matrice tire son nom du 34 -ème Président des Etats-Unis Eisenhower. Eisenhower était non seulement un président américain, mais aussi une personne célèbre et réputée pour être extrêmement efficace au travail. Eisenhower a modernisé les infrastructure routières et autoroutières aux Etats-Unis et a contribué au développement de son pays à une vitesse hallucinante. Eisenhower a  notamment créé un outil visuel qui est devenu fort célèbre parmi les managers et parmi les entrepreneurs : c’est la Matrice Eisenhower popularisée en 1989.

En matière de productivité, cette méthode est une des plus basiques et des plus importantes à connaitre et à utiliser. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez, vous aussi avoir à gérer des dizaines de tâches par jour (sans compter les problèmes qui apparaissent sans prévenir) et on peut vite perdre pied. 

Il y a 4 ans, quand j’ai commencé à investir dans l’immobilier j’étais sur tous les fronts. Il fallait gérer les travaux de ma première maison achetée aux enchères, gérer les 3 chambres que je louais en RBNB chez mes parents pour financer le projet et apprendre à créer et gérer un site internet (celui sur lequel j’écris ces lignes aujourd’hui) alors que je n’y connaissais rien…

Quoi qu’il en soit, c’est probablement avec Eisenhower que j’ai réussit à ne pas perdre pied !   

La Matrice Eisenhower est un outil d’organisation basé sur la classification des taches en 4 catégories :

  • Urgentes et importantes : Ce que vous devez faire dans l’immédiat ;
  • Importantes mais pas urgentes : Ce que vous pouvez faire plus tard ;
  • Urgentes mais pas importantes : Ce sont les taches que vous devez déléguer ;
  • Non urgentes et non importantes : Ce sont les taches que vous devez éviter.

Quels sont les avantages de la matrice Eisenhower ?

Equilibrer la vie professionnelle consiste à bien définir ses missions et ses objectifs. Savoir définir ses priorités et la clé de l’efficacité et de la réussite. Il s’agit d’une compétence indispensable et essentielle pour pouvoir garder ses objectifs à l’esprit, gérer parfaitement les imprévus, concentrer son énergie sur le cœur de son métier…

En bref, pus tôt vous mettrez en place cette méthode, et plus vite vous prendrez l’habitude de l’utiliser dans votre parcours d’entrepreneur. C’est Warren Buffet qui expliquait l’importance de créer des habitudes positives pour réussir dans les affaires.

Le but d’utiliser la matrice

Eisenhower consiste à pouvoir réaliser le grand nombre de tâches importantes en les priorisant dans le temps, tout en gérant une partie des tâches urgentes. Vous allez donc éliminer le temps consacré au taches non urgentes et non importantes et réduire le temps consacré aux tâches non importantes et urgentes. C’est un complément de mes recherche sur la méthode d’Elon Musk pour être efficace.  

La matrice Eisenhower vous permet de :

  • Prioriser toutes vos tâches ;
  • Avoir une photographie claire de vos activités sur le court et sur le long terme ;
  • Libérer votre esprit ;
  • Être plus productif ;
  • Prendre le contrôle de chaque seconde de votre temps ;
  • Vous focaliser sur les tâches à valeur ajoutée.

Mais quelle est la différence entre ce qui urgent et ce qui est important ?

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important ». Dwight David Eisenhower

La matrice Eisenhower vise à privilégier l’importance à l’urgence. Dans cette matrice, l’important regroupe les activités qui exercent un impact sur la réalisation de vos objectifs professionnels et / ou professionnels. Quant à l’urgent, il regroupe les activités qui comportent un risque à ne pas être traités dans l’immédiat (sans forcement avoir un impact direct sur vos objectifs). L’urgent est un sentiment personnel et relatif. Les tâches jugées urgentes peuvent être très variées.

Les tâches urgentes sont les taches que vous devez réaliser immédiatement et en urgence. Ces tâches sont souvent liées aux objectifs d’une autre personne.  Les tâches importantes sont les tâches qui vous permettent d’atteindre un ou plusieurs objectifs fixés. Les tâches importantes peuvent être urgentes et vice versa.

Pour pouvoir identifier les tâches importantes, il est nécessaire de se poser les questions suivantes :

  • Quel est le problème associé à cette tâche ?
  • Est-ce que cette tâche doit absolument être effectuée ?
  • Est-il possible de la modifier ou de la remplacer par une autre tâche ?

En répondant à ces questions, vous serez capable de hiérarchiser et de prioriser vos tâches importantes.

Pour les taches à caractère urgent, vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Est-ce que cette tâche est associé à un évènement spécifique ?
  • Quelle est la durée nécessaire à sa réalisation ?
  • Quelle est la date limite ?
  • Quel est l’impact et quelles sont les conséquences d’un retard d’exécution de cette tâche ?
  • Quels sont les domaines d’application de la Matrice Eisenhower ?

La classification des tâches selon leur niveau d’urgence et de priorité est applicable à tous les domaines. La Matrice Eisenhower est indispensable pour pouvoir prioriser ses taches facilement. Vous pouvez l’utiliser, tant dans la vie privée que dans la vie professionnelle.

J’ai construit ma propre méthode pour classifier mes tâches. Il faut garder en tête qu’il n’y a pas de système parfait, mais ces outils sont la pour vous guider dans ces recherches.

Comment utiliser la Matrice Eisenhower ?

La matrice Eisenhower est un outil efficace de gestion et de priorisation des taches. La mise en place de cette matrice est simple.

  • 1 ère étape : Diviser un papier en 4 (2 colonnes et 2 lignes). La première case en haut à gauche représente les tâches, à la fois, urgentes et importantes. En haut à droite, les tâches importantes mais non-urgentes. En bas à gauche, les taches urgentes et non-importantes et la dernière case pour les tâches non urgentes et non importantes.
  • 2 -ème étape : Essayez de remplir toutes les cases avec vos activités et les tâches que vous devez accomplir. La difficulté de cette méthode réside dans l’identifications et la classification des tâches.

Il existe d’ailleurs plusieurs applications qui vous permettent de mettre en place une ou plusieurs matrices Eisenhower. Ce sont des outils modernes, faciles à utiliser et efficace pour organiser et pour prioriser ses tâches. Vous pouvez aussi créer votre matrice Eisenhower en utilisant Google Sheet ou evernote

Comment améliorer la gestion de son temps avec la matrice Eisenhower

Vous souhaitez améliorer votre productivité en gérant parfaitement votre temps et en priorisant vos taches ? Alors suivez ces étapes !

  • Faites une liste des tâches que vous devez accomplir ;
  • Définissez l’objectif et l’origine des tâches ;
  • Positionnez les tâches dans la matrice Eisenhower ;
  • Faites une évaluation de votre organisation ;
  • Définissez vos objectifs et les tâches qui lui sont associées ;
  • Mettez en place un plan et une stratégie d’action ;
  • En fonction de vos tests, évaluez et optimisez régulièrement votre matrice Eisenhower.
  • Faut-il déléguer certaines tâches ?

La matrice Eisenhower vous aide, non seulement à prioriser les tâches, mais aussi à déléguer certaines. Pour développer votre productivité, nous vous conseillons de déléguer les activités urgentes mais non importantes.  Ces tâches ont un impact faible sur l’atteinte de vos objectifs et ne demandent pas des compétences approfondies.

Déléguer ces tâches c’est se débarrasser une énorme charge de travail pour vous focaliser sur ce qui est plus important. Vous serez donc plus motivé et plus serein pour travailler sur ce qui à la fois, urgent et important.

Quelques astuces pour une excellente gestion du temps

Voici quelques idées que vous devez appliquer pour profiter des avantages qu’offre la matrice Eisenhower :

  • Ne laissez personne décider à votre place et prioriser vos tâches. Soyez votre propre maître !
  • Evitez de surcharger les cases de la matrice. Votre objectif est d’accomplir les tâches et non pas de les accumuler avec cet outil ;
  • Faites un tableau de visualisation avant de remplir la matrice Eisenhower ;
  • Déléguez quand c’est nécessaire ;
  • Utilisez les outils de gestion et de création des matrice Eisenhower. Elles sont disponibles en téléchargement gratuit sur le net.

En résumé

La gestion efficace des priorités au travail nécessite de la discipline. La matrice Eisenhower est un outil visuel d’organisation assez puissant. C’est en utilisant cette matrice que vous serez capable de prioriser vos tâches et de les accomplir de manière exponentielle dans le temps.

La matrice Eisenhower prouve son efficacité redoutable sur le long terme. Commencez par bien définir vos objectifs et tirez la ligne entre les différentes tâches en fonction de leurs importances et de leurs urgences