On peut être stressé par le nombre de tâches que l’on a à réaliser dans une semaine. Finir un projet pour un client, répondre aux emails de son patron ou simplement ne pas oublier le cadeau pour l’anniversaire de sa copine. Ce stress est vite oublié quand on se décide à utiliser Trello pour s’organiser efficacement. 

 

Et si je te disais que tout ce que tu fais pour organiser ta semaine est mauvais, et qu’avec ces quelques étapes; tu pourrais bien connaître la semaine sera la plus efficace de ta vie … Ou, tu peux regarder tous les films de Disney+, après tout, en ce moment personne ne viendra voir ce que tu fais.

 

Alors je sais que l’efficacité n’est pas LE SUJET le plus sexy du monde, mais la mission que je me suis donnée, c’est de t’aider à être plus efficace dans la gestion de tes projets. Et Trello est clairement le meilleur outil pour y arriver.  Nous allons donc étudier comment utiliser Trello pour s’organiser au quotidien.

Je ne vais pas te faire un tutoriel complet sur Trello, il existe déjà des dizaines de vidéos à ce sujet. Ici on va s’intéresser à:

  1. comment je l’utilise dans ma routine 
  2. Pourquoi je l’utilise comme cela 

Le système que j’essaie de me construire me permet d’être plus efficient dans mon travail en limitant le stress. Mais surtout, il me fait gagner beaucoup de temps, et c’est la chose la plus précieuse pour moi..

Quand on travaille sur ses projets, on se trouve constamment devant ce moment où l’on a énormément de choses à faire et on ne sait même pas par quoi commencer. C’est ce que j’appelle la malédiction de l’entrepreneur.

C’est là que l’envie de lancer une partie de jeu vidéo, de commencer un grand nettoyage de printemps ou de faire n’importe quelle autre action qui éviterait de se plonger dans les méandres de nos obligations apparaît.

L’effort de devoir choisir une tâche plutôt qu’une autre nous empêche de passer à l’action.

Lorsque j’étais étudiant, mon process de travail était extrêmement énergivore et je n’avais aucune notion de l’importance d’un outil de productivité comme Trello pour organiser son travail.

Je ne planifiais rien et réalisais mes tâches au Fure et à mesure des jours sans chercher à mutualiser mes efforts ou à prendre de l’avance.

Résultat, tous mes rapports étaient rendus à la dernière minute, je n’avais que quelques heures pour apprendre mes cours pour un examen et parfois je découvrais que l’on avait un contrôle le jour même en arrivant dans la salle de cours.

Cette stratégie fonctionne à peu près quand on est étudiant, mais la claque est d’autant plus violente le jour où l’on se retrouve dans le grand bain de l’entrepreneuriat et qu’il faut dérouler ses projets le plus efficacement possible.

J’utilise Trello pour m’organiser sur 3 niveaux :

  1. La planification sur 3 mois: Où j’intègre mes projets long terme

  2. Planification à la semaine : Tous les projets de la semaine

  3. Journée : Je reste sur carnet, car cela m’oblige à réécrire chaque jour les actions à réaliser et cela les matérialise plus qu’un simple copier collé. Je peux également me poser la question de savoir si cette action est toujours d’actualité ou je peux simplement l’annuler.

 

Un autre point important c’est le système de boîte d’entrée.

 

 Une boîte d’entrée est une zone de stockage physique ou numérique pour tous les éléments digne d’intérêt que l’on souhaite ne pas oublier. .

Tout ce qui nous passe par la tête et que l’on souhaite effectuer plus tard doit aller dans une boîte d’entrée. On peut y noter des notes, des informations, des rappels, des listes de course, des actions à réaliser ou encore des idées de contenu…

Attention à bien prioriser vos tâches avec la matrice Eisenhower pour ne pas perdre de temps sur des tâches énergivores et non importantes. 

Quelle est l’utilité d’une boîte d’entrée pour s’organiser avec Trello  ?

 
  1. Ne pas oublier ou égarer ses idées, tâches, plan.

  2. Pouvoir revenir sur ces informations quand on le souhaite.

  3. Ne pas perdre de l’énergie en concentrant son attention sur ces informations.

  4. Rester effiace et concentré sur son projet en cours.

Pour lier ma boîte d’entrée à Trello j’ai utilisé la fonction Paramétre email vers tableau qui me permet d’envoyer un email directement sur ma boîte mail et de stocker l’information dans ma boîte d’entrée automatiquement.

Ma boîte d’entrée se remplit donc automatiquement et chaque semaine je vais y retourner pour planifier les tâches que j’y ai inscrites, les réaliser si elles sont rapides et urgentes ou simplement stocker l’information dans ma bibliothèque interactive sur EVERNOTE. Tu peux donc te connecter rapidement sur Trello chaque jour et organiser tes journées en fonctions de ta boite d’entrée et de tes objectifs.